L'IEA de Paris Recrute un-e assistant-e accueil et événementiel

L’Institut d’études avancées de Paris est une association Loi 1901 qui a pour vocation de faire avancer la recherche dans toutes les disciplines relevant des sciences humaines et sociales ou liées à elles. L’Institut accueille des chercheurs de notoriété internationale pour des séjours scientifiques de cinq à dix mois. Il est soutenu par la Ville de Paris, les principales universités et institutions de recherche de la région francilienne.
L’IEA de Paris est l’un des quatre instituts du Réseau Français des Instituts d’Études Avancées (RFIEA).

Au sein d’une équipe à taille humaine, dans un environnement international, vous serez l’image de l’institut auprès de ses contacts et visiteurs, et contribuerez à l’accomplissement de ses missions centrales : démarches en vue de la préparation du séjour des chercheurs invités, organisation de l’ensemble des manifestations publiques et réunions internes et suivi de leur bon déroulement.

Vos principales missions seront:

En lien avec le coordinateur scientifique et la Chargée de communication : Contribution à l’organisation d’événements scientifiques, culturels et internes
- Suivi des agendas des événements
- Contacts avec les organisateurs et les participants aux événements (en français et anglais)
- Prévision des moyens techniques et réservation de salles
- Consultation et mise en concurrence des prestataires et fournisseurs des moyens logistiques (hôtellerie et voyages)
- Consultations et mise en concurrence de prestataires divers (traiteurs, tournages vidéo, traduction simultanée, etc.)
- Suivi des relations avec l’ensemble des prestataires
- Gestion des inscriptions aux manifestations
- Aide à la mise en place des salles (notamment matériel audiovisuel)
- Supervision du bon déroulement des événements

En lien avec la Secrétaire générale et le coordinateur scientifique : Accueil et formalités administratives liées à l’invitation des chercheurs invités
- Point d’entrée pour les chercheurs invités et répartition des demandes en fonction du domaine
d’activité (secrétariat général, coordination scientifique…)
- Préparation et envoi de courriers divers
- Formalités préparatoires aux demandes de visas scientifiques et suivi de ces demandes
- Accompagnement des chercheurs invités pour l’ensemble des formalités à réaliser avant et après leur
entrée sur le territoire français (assurance santé, assurance voyage, OFII etc…)
- Réservation de leur lieu d’habitation

Accueil, réception et travaux de secrétariat
- Accueil et renseignement téléphonique
- Réception et orientation des visiteurs
- Préparation de dossiers et reproduction de documents

Compétences et expériences souhaitées
Excellente maîtrise du Français
Parfaitement bilingue Anglais
Expérience en accueil de personnalités étrangères, événementiel

Profil
Ouverture d’esprit, qualités relationnelles et de communication.
Grand sens de l’organisation, des responsabilités et du travail en équipe.
Etre méthodique, rigoureux/se et attentif/ve aux détails.
Formation : type LEA

Statut : CDD 6 mois avec possibilité de CDI
Disponibilité : au plus tôt
Rémunération : +/- 24K€ annuels
Les candidatures sont à envoyer à recrutement@paris-iea.fr